فاکتور رسمی چیست ؟

فاکتور رسمی به فاکتوری گفته می شود که مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و مورد تایید وزارت دارایی باشد. فاکتورهای رسمی، که بعضاً فاکتور فروش هم نامیده می‌شود، سندی است که برای نشان دادن معامله و درخواست پرداخت هزینه محصول یا خدمات ارائه شده از طرف فروشنده به خریدار تحویل داده شود.

طبق قانون ۱۹ ارزش افزوده، تمامی واحد های تجاری که دارای گواهی ارزش افزوده هستند، موظفند در قبال ارائه کالا و خدماتشان صورتحسابی حاوی مشخصات طرفین معامله طبق استاندارد سازمان امور مالیاتی صادر کنند، در فاکتور رسمی مشخصات طرفین معامله در جایگاه مخصوص خود قید شده است و دارای مهر و امضاء می باشد. این نوع فاکتورها شامل مالیات بر ارزش افزوده که به نوعی مالیات عام است که مشمول تمام کالاها و خدمات غیر از اقلامی که معاف از مالیات هستند میباشد.

از آنجایی که فاکتورهای رسمی نشان دهنده بخشی از درآمد شما برای فروش کالا و خدمات هستند، برای تهیه انواع گزارشات و صورت‌های مالی به ثبت دقیق آنها نیاز خواهید داشت. همچنین برای دریافت تأیید دارایی نیاز به شفافیت در تهیه آن است.

ضرورت صدور فاکتور رسمی

در اکثر کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه از فاکتور رسمی به عنوان یک ابزار مهم اقتصادی جهت جلوگیری از فرارهای مالیاتی و شفاف سازی درآمدها و مبادلات فعالان اقتصادی، استفاده می شود.مهمترین دلیل ارائه فاکتورهای رسمی از سوی فعالان اقتصادی، ایجاد شفافیت در معاملات و خرید و فروش‌ها بوده که به دولت در زمینه رصد و رهگیری فعالیت های اقتصادی کشور و اخذ مالیات مربوطه کمک شایانی میکند.

بعضی افراد  تصور می کنند صدور فاکتور رسمی تنها برای شرکت ها و مجموعه های بزرگ ضرورت دارد، در صورتی که این باور اشتباه است. ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می شوند اجباری است.

در واقع فرقی نمی کند که خریدار شخص حقیقی یا بنگاه اقتصادی باشد و یا محصول و خدمت ارئه شده هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر بنگاه اقتصادی مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشد، باید در عوض پرداخت مشتریان خود به آن ها فاکتور رسمی ارائه دهد در غیر اینصورت مرتکب جرم شده و مشمول جریمه خواهد شد .

ویژگی های فاکتور رسمی:

1. شماره سریال: مهمترین ویژگی فاکتورهای رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آن هاست. این شماره سریال باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره های زدن های معمولی قابل تشخیص باشد.
2. اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
3. تخفیفات، مالیات و عوارض: کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می کنند.
4. امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست

تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی یا صوری:

ممکن است برخی از بنگاه های اقتصادی برای مقاصد مختلف از فاکتورهای غیر رسمی یا صوری استفاده کنند. اما کار با آن راحت نیست چراکه سازمان امور مالیاتی می تواند فاکتور اصلی با صوری را تشخیص دهد.

در فاکتورهای فروش غیر رسمی، فقط مشخصات کالا و هزینه ثبت می‌شود و هیچ نوع اطلاعاتی درباره‌ی کمپانی، مهر یا امضاء در این فاکتورها درج نمی‌شود از این رو فاکتورهای صوری به هیچ وجه ارزش قانونی ندارد.

سازمان امور مالیاتی چگونه فاکتورهای حقیقی را از فاکتورهای صوری تشخیص میدهد؟

1. بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت ها
2. بررسی می کند که فروشندگان فاکتور صادر شده را از طریق واحدهای تجاری منحل شده یا غیر فعال صادر نکرده باشد و صحت شناسه ملی را نیز بررسی می کند.
3. اعتبار گواهی ارزش افزوده را بررسی می کند.
4. تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می سنجد.
5. اسناد حمل بار همچون بیجک ها و بارنامه ها را بررسی و کنترل می کند.
6. مستندات پرداخت های انجام شده مثل چک های بانکی، فیش های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می کند​