آموزش چگونگی تحریر دفاتر قانونی

توضیحات

یکی از مهم‌ترین تکالیف قانونی بسیاری از کسب و کارها، نگارش صحیح دفاتر قانونی است؛ به نحوی که مورد پذیرش سازمان مالیاتی باشد. از آنجا که نحوه نوشتن دفاتر قانونی و ثبت اطلاعات در این دفاتر تابع قوانین خاصی است، این مسئله به یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های برخی حسابداران تبدیل شده است.

تحریر دفاتر

دفاتر قانونی دفاتری هستند که کلیه رویدادهای مالی یک مجموعه اقتصادی اعم از بدهکاری و بستانکاری به ترتیب زمان وقوع آنها در آن ثبت می‌شود. این دفاتر بر اساس اهمیت آنها برای مجموعه اقتصادی به دو دسته تقسیم می‌شوند:

دفاتر قانونی رسمی؛ دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجباری وجود دارد. مانند دفتر روزنامه و دفتر کل.

دفاتر قانونی کمکی (غیررسمی)؛ دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آنها وجود ندارد و تنها به ایجاد سهولت و دقت در حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. مانند دفتر معین .

انواع دفاتر قانونی

 

دفتر روزنامه

دفتری است که کلیه معاملات و رویداد های مالی یه واحد اقتصادی، روزانه وبه ترتیب تاریخ وقوع درآن ثبت می شوند.

دفتر کل

دفتر کل دفتری است که حساب ها یه موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود. در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها صفهات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار وبستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحه مربوطه در دفتر کل نوشته م شود.

دفتر مشاغل(دفتردرآمد و هزینه)

دفتری است که قبل از ثبت هر گونه عملیات مالی، از طرف اداره امور مالیاتی ذی ربط امضا و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد و دارای ستون هایی برای درج ردیف،تاریخ،شرح معاملات، مشخصات مدرک،خرید،هزینه،درآمد/فروش و… در آن باشد.

نکته: پس از آخرین اصلاحیه آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، تنها ملاک ارزیابی حوزه مالیاتی رسیدگی به دفاتر پلمپ قانونی، دفاتر روزنامه و کل است و دفاتر درآمد و هزینه از معیارهای ارزیابی حذف شده است.

دفتر معین

دفتر است که ریز اجزای بعی از حساب های دفتر کل در آن ثبت می گردد. ان دفتر مانند دفتر کل ستون های مشابه دارد و در عمل به صورت نمادین برای طبقه بندی و تفکیک حساب های دفتر کل استفاده میشود.

دفتر دارایی

دفتر است که شخص حقیق یا حقوقی باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارائی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید واین کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

دفتر کپیه

دفتری است که شخص حقیقی و حقوقی باید کلیه مراسلات ومخابرات و صورت حساب های صادره خود را به ترتیب تاریخ ثبت نماید. شخص حقیقی و حقوقی باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیم تاریخ ورود مرتب نموده و در لف مخصوصی ضبط کند.

نکات تحریر دفاتر قانونی

• اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌شوند.
• در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت ۱۵ روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.
• جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.
• اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.
• در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.
• خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند می‌باشد.
• اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد می‌باشد در قسمت جمع می‌بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.
• در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود.
• جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.
• انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.
• در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.

 

خلاصه مطلب

( ماده 14 ق.ت) طبق قانون تجارت٬ کلیه فعالان کسب و کار چه حقیقی و چه حقوقی موظف هستند صورت فعالیت های خود را در هر سال مالی تنظیم و آن را برای محاسبه مالیات عملکرد در اختیار سازمان امور مالیاتی در استان محل استقرار شرکت/موسسه قرار دهند.

دفاتر قانونی به دفاتر روزنامه و کل اطلاق می شود که هر مجموعه اقتصادی که مشمول قانون مالیات های مستقیم است بایستی روند مالی خود را در این دفاتر پلمپ شده، ثبت کرده و نگهداری کند. حتی پس از صدور برگه تشخیص و پرداخت مالیات و دریافت مفاصا حساب نیز بهتر است دفاتر نگهداری شود.

چنانچه تحریر دفاتر مطابق با قوانین لازمه باشد ، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر ضوابط قانونی رعایت نشود، مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود. لذا، تحریر دفاتر قانونی امری است مهم که می بایست به دقت مورد بررسی قرار گیرد.

طبق بند ۲ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم، دفاتر قانونی جزء اولین درخواست های اداره دارایی در راستای رسیدگی به وضعیت مالی و مالیاتی شرکت‌ها می باشد. نحوه نگارش دفاتر و نیز موارد خاصی که با ندانستن آنها دفاتر قانونی شرکت رد خواهد شد، تماماً در این پکیج ویژه ارائه شده است.