انبارگردانی

موضوع انبارگردانی در بنگاه‌های اقتصادی از موضوعات اساسی و پراهمیت در مقوله موجودی مواد و کالا می باشد.

هدف از انبارگردانی چیست؟

در واقع مدیریت انبار در بنگاههای اقتصادی با هدف مطابقت دفاتر با واقعیت انجام می‌شود.

در پایان دوره مالی ارزش موجودی‌ها تأثیر قابل توجهی در نرخ سود و زیان شرکت‌ها خواهد داشت و این به علت اهمیت موجودی مواد و کالا در هر سازمان می باشد. در نتیجه ضروری است در زمان های منظم و مشخص و حداقل یک بار در سال تمامی موجودی‌های شرکت مورد بازشماری قرار گیرند. بدینوسیله مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی مشخص خواهد شد. تعداد دفعات انجام انبار گردانی در هر سازمان با توجه به  بالا بودن حجم کاری، تعداد، تنوع کالا و غیره انجام می پذیرد.

به عنوان مثال در بعضی شرکت‌ها و سازمان‌ها حتی تا 365 روز در سال انبارگردانی انجام می پذیرد و این امر معمولاً به دلیل ارزش مواد اولیه بسیار بالای مواد اولیه می باشد. به عنوان مثال به تحویلدارهای بانک‌ها اشاره می کنیم که اسکانس‌های آنها بعنوان موجودی مواد و کالایشان محسوب می شود. ایشان ممکن است موجب ضرر هنگفتی در آخر ماه شوند اگر هر روز نسبت به شماره اسکناس های رد و بد شده با مشتریان اقدام ننمایند. این گونه است که زمانبندی مناسب با توجه به میزان ارزش موجود مواد و کالاها در نظر گرفته می شود.

در تعریف عملیات انبارگردانی موارد زیر ذکر می شود. شمارش موجودی کالاها در یک و یا چند بازه زمانی مشخص و منظم، کنترل فیزیکی محیط انبار و بررسی عدم وجود مغایرت کالاها با موجودی‌های ثبت شده در سیستم حسابداری و کاردکس کالا می باشد.

گزارش انبارگردانی تعیین مقدار واقعی، سنجش ارزش موجودی‌ها در پایان دوره‌های مالی و یا زمان‌های مورد نظر سازمان می باشد.

هدف از انبارگردانی

مشخص شدن کم و کاستی‌هایی است که احتمالاً در کالاهای ضروری خط تولید ممکن است بوجود بیاید، می‌باشد. همچنین از کاستی‌های شرکت‌های تجاری در موجودی محصول نهایی و یا کالاهای بازرگانی جلوگیری می‌کند.

 

مزایای انبارگردانی

در این خصوص می‌توان به:

  • کنترل دقت انبارداری.
  • بررسی و کنترل موجودی فیزیکی.
  • ایجاد نظم فیزیکی در انبار.
  • تطبیق موجودی فیزیکی با کاردکس ثبت شده در نرم‌افزار حسابداری و انبار.
  • صورت‌برداری از کالاها
  • برطرف کردن مشکل کسری و اضافی موجودی.
  • اصلاح اختلاف نظرها در رابطه با میزان موجودی.
  • بررسی دقت انباردار در مورد ارسال کالا و یا رسید آن در انبار.

اصطلاحات انبارگردانی

 

کاردکس انبار

بطور خلاصه کاردکس انبار کارتی است جهت ثبت:

  • اطلاعات کامل از کالاهای موجود در انبار و زمان ورود و خروج آن.
  • ثبت محل نگهداری کالاهای موجود در انبار.
  • مقادیر کالاها.
  • تغییر و تحولات ایجاد شده در انبار.

خلاصه‌ای از عملیات و ورود و خروج کالاها در سیستم‌های حسابداری را کاردکس انبار است.

 

تگ

منظور از تگ همان برچسب‌های تگ می باشد. این برچسب‌ها با اهداف ذکر شده در ذیل مورد استفاده قرار می‌گیرند:

  • کنترل شمارش.
  • پیشگیری از شمارش تکراری.
  • جلوگیری از قلم افتادن کالاها.
  • سهولت در شمارش.

لازم به ذکر است روی هر تگ معمولاً به تعداد، نام، کد، سرپرست شمارش، شخص یا گروه شمارش کننده ذکر می‌شوند.

برگ درخواست جنس از انبار

این برگ در واقع فرمی است که توسط خریدار تکمیل می‌شود. فرمی شامل نوع جنس و محصول مورد نظری که قرار است از انبار خارج شود.

حواله انبار

برگه‌ای که جهت تضمین تحویل کالا به مشتری توسط انباردار است. این برگه حاوی اطلاعات کاملی از محصول می‌باشد.

دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟

با کمک تگ گذاری می‌توان خروجی مفیدی از شمارش و انبارگردانی بدست آورد. در این روش اطمینان از شمارش کامل موجودی فیزیکی انبار بسیار بالاتر است. در صورتی که شمارش اول در سیستم ثبت شده باشد. در بررسی‌های مجدد، با مشاهده مطابقت با موجودی سیستمی نیاز به شمارش دوم نیست. اما در صورت مشاهده مغایرت، باید برگ دوم از تگ جدا و نسبت به شمارش مجدد موجودی مدنظر اقدام شود. اگر باز هم تطابق حاصل نشد، شمارش سوم انجام می‌شود. نتیجه شمارش سوم هر چه باشد درج در سیستم خواهد شد. حتی اگر با موجودی سیستمی و یا با شمارش‌های قبل از آن یکی نباشد.

شمارش کالا در انبار جهت کاهش ضریب خطا و افزایش دقت بصورت مکرر انجام می‌شود.

به شمارش کالاها از قبل از سال جدید انبارگردانی پایان سال می‌گویند. به منظور جلوگیری از مشکلاتی مانند اجناس ناقص یا معیوب، کالاهای راکد و بودجه و … انجام می‌شود.

معمولاً در پایان سال انبارگردانی به منظور شفاف شدن میزان فروش، موجودی، سود یا زیان و … انجام می‌شود.

انبارگردانی میان دوره

در برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها انبارگردانی میان دوره‌ای انجام می پذیرد. این امر باعث تأثیر مثبت در نتایج پایان دوره خواهد شد.

انبارگردانی رندوم یا موردی

این روش انبارگردانی جهت بررسی عملکرد پرسنل انبار برای مدیران بسیار کاربردی است. بدست آوردن مغایرت‌های احتمالی بین موجودی یک کالا با کاردکس از اهداف دیگر این نوع انبارگردانی می‌باشد.

در این روش بصورت رندوم یک کالا مورد بازشماری قرار می‌گیرد. البته در مورد کالاهای با اهمیت بیشتر نوع کالا موردی انتخاب می‌شود. انبارگردانی رندوم یا موردی به دفعات در طول سال انجام می‌پذیرد. هر چه تعداد دفعات آن بیشتر باشد اطمینان و امنیت بیشتری در انبار بوجود خواهد آمد.

 

نکات مهم قبل از شمارش کالاها و انبارگردانی

  • انتخاب فردی جهت هماهنگی انبارگردانی و تهیه دستورالعملی مناسب جهت اقدام به انبارگردانی توسط این شخص.
  • مشخص بودن زمان دقیق انبارگردانی و اعلام آن بصورت مکتوب در سازمان. در زمان اعلام شده کالایی وارد و خارج نشود.
  • شخص هماهنگ کننده باید قبل از زمان شمارش، بطور کامل موجودی انبار را مورد بازنگری قرار داده تا از موارد ذیل مطمئن شود:
    • چیدمان اقلام به گونه‌ای باشد که راحت شمارش شوند.
    • اقلامی که قابل شناسایی برای هماهنگ کننده نیستند با کمک انباردار شناسایی و شماره شوند.
    • جدا کردن کالاهای مشکل‌دار (اسقاط شده، بلااستفاده، نایاب) از سایر کالاها.
    • شناسایی اقلام یا کالاهای امانی موجود در انبار و تفکیک آنها.

نکات مهم در حین شمارش کالا

  1. بهتر است صورت‌برداری توسط گروه‌های دو نفره انجام شود. (یک نفر انجام عمل شمارش، دیگری تأیید شمارش و ثبت در تگ‌ها)
  2. درخصوص کالاهایی که باید وزن شوند، حتماً وسیله سنجش موجود باشد و قبل از استفاده مورد تست و بررسی قرار گیرد.
  3. جهت اطمینان بیشتر 2 بار، توسط افراد متفاوت شمارش شوند.

 

نکات مهم پس از شمارش کالا

  1. چنانچه در شمارش اختلافاتی مشاهده شد و یا اختلاف با سیستم حسابداری رؤیت شد، باید شمارش مجدد انجام پذیرد. این شمارش در حضور هر دو گروه و حسابرسان انجام شود.
  2. در انتها، اصلاحات باید با تأیید هماهنگ کننده و حسابرسان ثبت شود.
  3. مقایسه مدارک دائمی (درصورت موجود بودن) و حساب دفاتر با نتایج بدست آمده در پایان کار الزامی است.

 

نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار

در هنگام ثبت موجودی در انبار، مشاهده کم و زیاد بودن کالا توسط حسابدار دلایل مختلفی دارد. از جمله:

  • اشتباه در ثبت مقدار موارد وارد شده و خارج شده در کاردکس انبار.
  • اشتباه و یا عدم وارد کردن درست قبض‌ها و حواله‌های انبار.
  • توجه نکردن به قطعات کوچک‌تر.
  • سرقت و دستکاری‌های عمدی.
  • ایجاد نقص‌هایی که باعث افزایش وزن به دلیل نفوذ آب و رطوبت در محصول شده است.

موارد فوق می توانند باعث ایجاد اختلافاتی در حسابداری و انبارگردانی شوند.

 

ثبت سند حسابداری کسر و اضافات

در صورت اضافات

*موجودی مواد و کالا

کسر و اضافات کالا

در صورت کسری

* کسر و اضافات کالا

موجودی مواد و کالا

حسابدار واقعی شو!

Select the fields to be shown. Others will be hidden. Drag and drop to rearrange the order.
  • نگاره
  • شناسه محصول
  • امتیاز
  • قیمت
  • موجودی
  • در دسترس بودن
  • افزودن به سبد خرید
  • توضیح
  • محتوا
  • وزن
  • ابعاد
  • ویژگی‌ها
مقایسه
علاقه مندی ها 0
Open wishlist page Continue shopping